Применение контрольно-кассовой техники
Все компании и индивидуальные предприниматели, которые занимаются розничной торговлей, отельным бизнесом и оказанием услуг, должны купить и внедрить контрольно-кассовую технику (ККТ), чтобы вести учет финансовых операций - таковы требования федерального закона о контрольно-кассовой технике № ФЗ-54. Если этого не сделать, придется платить штраф в размере 50-100% от суммы, проведенной мимо кассы.
Контрольно-кассовая техника (или онлайн-касса) - это подключенные к интернету компьютерные устройства, которые формируют и передают в налоговые органы через оператора фискальных данных электронные отчеты с финансовыми операциями, а также печатают на бумаге кассовые чеки. Вся информация, хранимая в памяти накопителя онлайн-кассы - это фискальные данные.
В комплектацию ККТ кроме кассового аппарата и принтера чеков могут входить сканеры штрих-кодов, принтеры этикеток, планшеты и ноутбуки. В комплект контрольно-кассовой техники можно включать разные устройства. Каждый предприниматель сам составляет набор с учетом потребностей бизнеса. Посмотреть, какие модели кассовых аппаратов и фискальных накопителей разрешены к эксплуатации в розничной торговле, можно на сайте Федеральной налоговой службы.
Главные плюсы онлайн-касс - это мгновенная передача информации в ФНС (через оператора фискальных данных) и возможность зарегистрировать, перерегистрировать и снять кассовый аппарат с учета удаленно через сайт налоговой службы, без личного посещения отделения налоговой.
Где применяют контрольно-кассовую технику?
Онлайн-кассы нужны всем фирмам и ИП, которые продают продукцию, делают любую работу на заказ или обслуживают клиентов. Но ККТ не нужна тем, кто занят "безкассовыми" работами: продает газеты или лотерейные билеты, мороженое, религиозную литературу, соки или квас в розлив и др.
Также закон разрешает торговать без онлайн-кассы:
- овощами и фруктами вразвал, свежей рыбой;
- молоком и маслом в розлив;
- художественными изделиями, которые созданы в рамках народных промыслов.
Без контрольно-кассового оборудования можно продавать на ярмарке и продуктовом рынке, торговать с тележек и лавок. Если вы вспахиваете огороды, ремонтируете обувь или ювелирные изделия, сидите с детьми или принимаете вторсырье - ККТ тоже не понадобится.
Менять закрытый перечень не вправе ни правительство, ни региональные чиновники. Всем, кто в этот перечень не попадает, установка ККТ необходима по закону.
Законодательство об использовании контрольно-кассовой техники
О необходимости установки контрольно-кассовой техники говорит Указ Президента России N 224 «Об обязательном применении контрольно – кассовых машин предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности при осуществлении расчетов с населением», подписанный 16.02.1993 г.
В 2020 году расчеты с применением контрольно кассовой техники регулируются такими законами:
- ФЗ №54 от 22.05.2003 года - в документе есть перечень тех, кто обязан установить ККТ с передачей данных;
- ПП РФ №470, подписанное 23.07.2007 г.;
- Госреестр ККТ - содержит перечень моделей ККТ, которые можно регистрировать в налоговых органах;
- Классификатор ККТ, которую разрешено устанавливать в России;
- ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА использования онлайн-касс машин при проведении финансовых операций с населением № 104, вступившие в силу 30.08.1993 года.
Этими законами пользуются проверяющие лица на территории России, поэтому знать их нужно каждому предпринимателю.
Принцип работы онлайн-кассы
Работа контрольно-кассовой техники выглядит так:
- Кассир считывает информацию о товаре сканером штрих-кодов.
- Пробивается чек.
- Данные с чека шифруются и пишутся в память фискального регистратора.
- С накопителя данные отправляются или на сервер оператора фискальных данных, или в приложение для автоматизации торговли, которое анализирует бизнес-процессы в организации.
- Оператор проверяет фискальные данные и отправляет в налоговый орган.
- Принтер чеков печатает чек или покупатель получает его в электронном виде по SMS или на e-mail.
Работа онлайн-кассы занимает несколько секунд. Данные о финансовых операциях хранятся в электронном виде 5 лет. Покупатель может ввести данные из чека на сайте налоговой службы или оператора фискальных данных и предъявить претензию, если найдет расхождения. Для этого в обязательном порядке на каждом бумажном и электронном чеке должен быть QR-код.
Важно! Фискальные накопители нельзя вскрывать и чинить самостоятельно, потому что память может быть повреждена, и налоговые органы признают такие финансовые операции проведенными мимо кассы. Это чревато штрафами. Если фискальный накопитель сломался, его следует отдать производителю или официальному сервисному центру.
Инструкция по регистрации ККТ
После покупки электронной системы фискализации (ККТ с передачей данных) ее нужно зарегистрировать в налоговой. Можно сделать это онлайн или прийти в налоговую лично.
Схема выглядит так:
- Выберите оператора фискальных данных и подпишите с ним договор. За посредничество между компанией и налоговой нужно платить +-3000 рублей в год. Оператор не только проверяет фискальные данные перед передачей в налоговую. Он контролирует работу кассиров и фискального накопителя, анализирует продажи разных товаров и составляет отчеты.
- Оформите электронную подпись на имя индивидуального предпринимателя или генерального директора ООО.
- Зарегистрируйте онлайн-кассу в налоговой. Если у вас есть электронная подпись, это удобно сделать онлайн. Если нет - можно заполнить заявление по образцу и прийти в налоговую лично.
Как зарегистрировать кассу онлайн
Порядок действий следующий:
- Зайдите на сайт налоговой в категорию Учёт контрольно-кассовой техники и выберите пункт Зарегистрировать ККТ. Вам нужен пункт Заполнить параметры заявления вручную.
- Впишите в форму следующее:
- адрес точки, где установлена онлайн-касса;
- модель и уникальный заводской номер контрольно-кассового оборудования и номер фискального накопителя - эта информация есть в паспортах устройств;
- поставьте галочку, если у онлайн-кассы есть специфика - например, вы собираетесь использовать ККТ только при безналичных расчетах по интернету;
- оператора фискальных данных, с которым подписан договор.
- Отправьте заявление и получите от налоговой карточку с регистрационным номером ККТ.
- Выполните фискализацию. Внесите данные об операторе, дату, время и адрес установки оборудования, укажите данные ИП или ООО. Отправьте отчет на печать.
- Зайдите на сайт налоговой в личный кабинет. Зайдите в заявку, кликните Завершить регистрацию, выпишите информацию из отчета, кликните Подписать и отправить.
Обратите внимание! Все это нужно сделать в тот же рабочий день, когда вы получили сообщение с регистрационным номером онлайн-кассы.
- Напечатайте регистрационную карточку на принтере.
- Зайдите на сайт вашего оператора фискальных данных, подключите кассу и активируйте тариф.
- Подключите кассовое оборудование к интернету - все новые ККТ позволяют сделать это.
Как подготовить кассира к работе с ККТ?
Чтобы новый продавец научился пользоваться онлайн-кассой, предпринимателю нужно составить несколько документов и выдать их работнику для ознакомления. Составление этих документов - целиком в интересах ИП:
- инструкция, в которой перечислены права и обязанности кассира;
- договор полной материальной ответственности;
- правила использования конкретной модели ККТ, подписанные директором - они всегда должны быть под рукой кассира.
Если сотрудник подпишет все эти документы и получит их на руки, он самостоятельно изучит правила и требования и будет работать почти без ошибок.
Что такое открытие и закрытие смены в онлайн-кассе?
Кассир должен ежесуточно передавать в налоговую информацию о безналичных и наличных расчетах с использованием контрольно-кассовой техники. Для этого в ККТ есть операции "открытие смены" и "закрытие смены". Касса открывается в начале рабочего дня и закрывается в конце, после закрытия техника создает Z-отчет, информация о котором записывается в кассовую книгу компании.
В Z-отчете будет видно, если накопитель заполнится на 99%. Также туда запишется уведомление о чеках, которые не получил оператор фискальных данных и, соответственно, налоговая служба.
Как кассиру открыть смену?
Чтобы открыть смену, кассир должен:
- Зайти в "Продажи", выбрать "Розничные продажи", "Чеки" и "Открыть Смену".
- Перед тем, как начать отпускать товары, нажать "Операции с ККМ" и "Открыть смену".
- Когда регистратор обработает фискальные данные, нужно "Продажи", затем "Сервис", "Управление фискальным регистратором" и "Открыть смену".
Пока кассир не откроет кассу, принтер не будет печатать чеки. Чтобы начать их печатать, необходимо зайти в "Приходной кассовый ордер", выбрать "Расходный кассовый ордер", найти пункт "Операция по платежным картам" и нажать на "Напечатать чек".
Чтобы посмотреть информацию о чеках, созданных за рабочий день, можно зайти в "Розничные продажи", "Чеки ККМ".
Как кассиру закрыть смену?
Продавец обязан закрывать смену ежедневно - таковы требования ФЗ-54 (п.2 ст. 4.3), описывающему эксплуатацию ККТ. Этот закон запрещает держать кассу открытой дольше 24 часов.
В разных моделях онлайн-касс закрытие смены ведется по-разному. Чтобы уточнить последовательность действий, продавцу нужно изучить инструкцию.
- Если вы пользуетесь смарт-терминалами, зайдите в "Закрытие смены", нажмите "Закрыть смену" и возьмите Z-отчет.
- Если работаете с кнопочным устройством, нажимайте "Режим" столько раз, чтобы на экране высветились "Отчеты ФН". Жмите на "Итог", забивайте пароль, еще раз жмите "Итог" и возьмите Z-отчет.
Что случится, если кассир забудет закрыть кассу?
Если кассир не закрыл смену и продолжает печатать чеки, это считается нарушением. Налоговая оштрафует предпринимателя на сумму 1 500-10 000 рублей. Если смена не закрыта, но новых чеков нет - например, кассир не закрыл ее из-за отключенного в здании электричества или ЧП в магазине - нужно сразу сообщить об этом в налоговую. В таком случае предприниматель получит предупреждение и не будет платить штраф.
Закрывать смену можно автоматически, чтобы исключить человеческий фактор. Для этого нужна программа 1С, сконфигурированная под конкретную организацию, ее бизнес-процессы и выбранную систему налогообложения - УСН или ЕНВД.
«Флагман» – это аккредитованный центр, специализирующийся на техобслуживании кассовой техники и автоматизации торговых процессов. Через нашу компанию вы можете заказать любые услуги по автоматизации бизнеса в Ростове-на-Дону, а также приобрести торговое оборудование с установкой на объекте. Чтобы получить подробную информацию, свяжитесь с менеджером по телефону 8 (800) 301-13-39.
