Начнем с того, что пользоваться онлайн-кассой обязаны все интернет-магазины и это не зависит от организационно-правовой формы и режима налогообложения. В этой статье вы узнаете о возможных вариантах приобретения, порядке применения и регистрации онлайн-класс.
Это устройство не представляет из себя устройство с кнопочками, бумажными чеками и деньгами. Технологии существенно продвинулись, особенно в сегменте e-commerce. В перечне вариантов вы вряд-ли когда-нибудь увидите собственную онлайн-кассу - она будет размещена на сервере поставщика услуги.
Что говорит закон
Порядок применения контрольно-кассовой техники регулируется законом 54-ФЗ. В нем говориться о том, что предприниматель должен купить, зарегистрировать и использовать в работе онлайн-кассу. Для каждого начинающего бизнесмена и тех, кто не успел: с 1 июля 2019 года применять кассы должны все. Больше не будет отсрочек и переходных периодов. Так что, если вы хотите стать владельцем интернет-магазина, касса должна быть без каких-либо рассуждений. Но для некоторых социальных групп людей есть исключения.
Исключения сделали для:
- предпринимателей, торгующих товарами своего изготовления. То есть изделия ручного труда, если вы приобрели что-то и начали этим торговать, то касса нужна;
- сферы социальных услуг. Тогда можно обойтись товарными чеками и подобными им документами;
- Это относится только к индивидуальным предпринимателям, у которых нету нанятых работников(№ 129-ФЗ от 6.06.2019 “О внесении изменений в “Федеральный закон о применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации””).
Остальные должны:
- приобрести кассовый аппарат, подходящий под условия законодательства;
- оформить его в налоговых органах;
- заключить договоренность с ОФД (оператор фискальных данных);
- подавать данные в ФНС (Федеральную налоговую службу) с помощью интернета;
- предоставлять покупателю кассовые чеки формата фискальных документов.
Принцип работы онлайн-касс
Основное отличие интернет-касс от аппаратов устаревшего вида в том, что они представляют фискальные данные в Федеральную налоговую службу (ФНС) через сеть. Но данные не передаються на прямую, перед тем как попасть в ФНС они попадают на сервер оператора фискальных данных (ОФД) и хранятся там. В кассе есть фискальный накопитель. Он сохраняет текущие данные, а также ставит электронную подпись на фискальных документах.
Электронные чеки можно отправлять не только налоговикам, но и самому покупателю. Интернет-магазинам, не имеющим ПВЗ (пункта выдачи заказов) и получающим оплату только через веб-сайт, имеют возможность отправлять лишь цифровые кассовые чеки.
По законодательству торговля не делится на обычную и интернет, так что правила для всех одинаковые. Кроме тех, кто занимается дистанционной торговлей. В таком случае есть отличия в вариантах оплаты и выдачи чеков. Все интернет-магазины, принимающие оплату от физических лиц (наличными и безналичным расчетом), должны пользоваться онлайн-кассами. Исключения есть только для предпринимателей, которые не получают деньги от клиентов напрямую, а делают это через платежного агента. В положении такового может выдвигаться посторонняя курьерская служба (не считая своей личной службы доставки), “Почта России” и так далее. Тогда средства получает платежный агент, который есть обязанным вручить покупателю кассовый чек.
Немного о самом чеке
Если клиент оплачивает товар безналичным расчетом прямо на сайте ( к примеру картой) и не контактирует с продающим без посредников, закон допускает выдачу только электронного чека. Чек обязательно отправляется покупателю в течении 5 минут со времени получения средств на его номер телефона или email. Однако это касается только расчетов через интернет. В случае, когда клиент оплачивает товар наличными в пункте выдачи, обычном магазине (вне сети интернет), или через курьера, продающий должен предоставить клиенту реальный чек. Это прописано в статье 1.2 п. 5 Федерального закона № 54. Говоря простым языком, если вы можете выдать бумажный чек - выдавайте. Если такой возможности нет - выдавайте электронную копию. В распечатанном виде ей принадлежит такая же юридическая сила, что и чеку, распечатанному кассовым аппаратом.
Варианты онлайн-касс для интернет-магазинов
- Облачные онлайн-кассы. Облачные кассы - являються лучшим на данном этапе вариантом для интернет-магазинов. Их суть заключается в том, что вы ничего не покупаете, а лишь связываете с веб-сайтом онлайн-кассу в виде SaaS-услуги. То есть кассовый аппарат и фискальный накопитель это одна целостная компьютерная программа, установленная в дата-центре поставщика. Вы соединяете ее с веб-сайтом, расчетным счетом, системой оплаты и начинаете торговать. Облачная касса в автоматически высылает электронные чеки в налоговую и покупателю во время каждой транзакции. Но у виртуальных касc есть системный минус - вы не сможете выдавать бумажные чеки при оплате в пункте выдачи. Для решения этой проблемы существует ещё один вид касс, который мы рассмотрим дальше.
- Единая касса для сайта и пункта выдачи. Решение является универсальным комплектом: кассовый аппарат, соединенный с сайтом и облачным модулем. Касса материально располагается в реальном магазине или на пункте выдачи. В то же время система может принимать платежи на сайте и высылать электронные чеки.
- Обычная онлайн-касса, интегрированная с сайтом. Это решение вряд-ли будет пригодно для всех интернет-магазинов из-за некоторых особенностей, поэтому оно занимает последнее место в нашей статье. Схема работы такова: вы покупаете кассовый аппарат, который может подключится к сайту. Подобные варианты выдвигают все известные производители: “Атол”, “Эвотор”, “Меркурий” и другие. Далее устройство нужно связать с самим интернет-порталом, а также расчетным счетом и системой оплаты. Система будет принимать оплату и высылать чеки в автоматическом режиме. Минусы такой кассы: трудности интеграции.
По причине большого количества разнообразных платформ для создания сайтов под интернет-магазины не все кассы смогут исправно работать в любом конкретном случае. Могут возникнуть разные глюки и сбои в работе.
- дорогостоящее оборудования
- осложнения в подключении подобной кассы к нескольким сайтам
- в большинстве случаев решение работает в одноканальном режиме.
По выше указанным причинам данный способ следует предлагать магазинам, которые торгуют вне интернета, но веб-сайт через который можно заказывать товар в Ростове-на-Дону. Если вы работаете только в сети и имеете несколько веб-сайтов, которые нужно завести на одну онлайн-кассу, подобное решение не подходит.
Покупка и регистрация онлайн-кассы
Последовательность шагов не зависит от того, что вы выбрали: облачную кассу, “живое” устройство или универсальное решение. Алгоритм один для любого из вариантов.
1 - Покупка кассового аппарата
Всё что нужно для завершения этого этапа - найти подходящее вам по цене устройство, оплатить его стоимость и забрать свой кассовый аппарат.
На что обратить внимание:
- касса обязана соответствовать особенностям бизнеса;
- сколько веб-сайтов можно одновременно соединить с устройством;
- интеграция с распространенными платформами - чем больше движков и API поддерживает касса, тем лучше;
- возможность подключения дополнительных второстепенных устройств (например, сканеров штрих-кода);
- онлайн-касса обязана быть включенной в реестр ККТ налоговой службы.
2 - Получение ЭЦП
Электронная цифровая подпись должна быть для для регистрации в налоговой службе. Помимо этого показатель отмечаются на каждом фискальном документе.
3 - Регистрация в налоговой
Есть два варианта: лично сходить к налоговикам, или оформить всё через личный кабинет на сайте ФНС ( этот вариант быстрее и удобнее). Для того чтобы зарегистрировать облачную кассу подойдет только онлайн-регистрация.
4 - Заключение соглашения с ОФД
Оформляется только через интернет. Услуги оператора являются платными. Важная деталь: оператор обязан быть включенным в реестр налоговой службы. С действительным перечнем можно ознакомиться на сайте ФНС.
