Закон ФЗ-54 гласит, что все организации и индивидуальные предприниматели (за редким исключением), которые занимаются розничной торговлей, обязаны устанавливать контрольно-кассовую технику (ККТ, онлайн-кассы). Нарушение этого требования влечет за собой наложение штрафов.
Ключевая особенность современных онлайн-касс – наличие принтера чеков, фискальной памяти и связи с интернетом, что дает возможность дистанционно передавать отчеты оператору фискальных данных (ОФД), а затем – в Федеральную налоговую службу. Все данные, которые хранятся в памяти накопителя, называются фискальными.
ККТ, которые применяются для учета финансовых операций в России, состоят на учете в ФНС. Порядок использования кассовых аппаратов регулируется в законодательном порядке. Согласно действующим нормам данные о розничных продажах должны ежесуточно передаваться контролирующим органом. Для этого предусмотрены операции по открытию и закрытию смены.
Открытие знаменует начало торгового дня, а закрытие – окончание. После того как касса закрыта, формируется приходной кассовый ордер (ПКО, Z-отчет), который подкрепляется соответствующей записью, вносимой в кассовую книгу организации.
Помимо передачи отчетностей в контролирующие органы, Z-отчеты выполняют несколько дополнительных функций:
- Сигнализируют о необходимости скорой замены фискального накопителя. Если накопитель заполнен на 99 %, это отображается в ПКО.
- Информируют о чеках, которые не получил ОФД. Это является основанием для того, чтобы сверить фискальные данные, хранящиеся на ККТ с теми, которые переданы в ФНС.
Как открывать смену: ликбез для кассира
Поскольку розничной торговли без ККТ почти не осталось, знать о порядке открытия торгового дня через онлайн-кассу должен каждый кассир. Сделать это можно несколькими способами:
- Выбрать в меню «Продажи», затем «Розничные продажи», «Чеки» и «Открыть Смену».
- Непосредственно перед продажей нажать на кнопку «Операции с ККМ» и «Открыть смену».
- После обработки фискальных данных выбрать «Продажи», затем «Сервис», «Управление фискальным регистратором» и «Открыть смену».
Обратите внимание: не открыв кассу, распечатать чек невозможно. Для запуска печати необходимо перейти в раздел «Приходной кассовый ордер», затем в «Расходный кассовый ордер», «Операция по платежным картам» и «Напечатать чек».
В каждый торговый день ККТ формирует новый документ в автоматическом режиме. В этом документе указывается дата и время, в которое произошло открытие, а также информация о проведенных операциях. Сведения о чеках, пробитых в течение дня, сохраняются по адресу «Розничные продажи», «Чеки ККМ».
Как закрыть?
Необходимость каждый день закрывать смену продиктована ФЗ-54 (п.2 ст. 4.3). В этом положении сказано, что касса не может быть открыта более 24 часов.
Порядок шагов, которые нужно выполнить для закрытия, зависит от модели онлайн-кассы. Чтобы узнать точную последовательность действий, воспользуйтесь инструкцией по эксплуатации. Впрочем, можно выделить обобщенный алгоритм для смарт-касс и кнопочных аппаратов.
Через смарт-терминалы:
- нужно перейти в раздел «Закрытие смены»;
- выбрать «Закрыть смену»;
- забрать отчет.
Через кнопочную онлайн-кассу:
- на включенном кассовом аппарате необходимо несколько раз нажать на кнопку «Режим» (до тех пор, пока на цифровом дисплее не появится надпись «Отчеты ФН»);
- нажать кнопку «Итог» и ввести пароль;
- еще раз нажать «Итог» и забрать отчет.
Случается так, что из-за сбоев в программном обеспечении онлайн-касса отказывается печатать отчет. В данном случае это придется сделать в ручном режиме. Для этого следует перейти в «Кассовые отчеты» и выбрать из перечня документ за текущий день.
Можно ли закрыть с опозданием?
В розничной торговле зачастую приходится работать в авральном режиме. При большом наплыве покупателей закрытие кассы сулит потерю прибыли. Тем не менее, закон не делает исключений – Z-отчет нельзя формировать с опозданием. Это касается, в том числе, организаций, которые торгуют ночью, открывая кассу в один день и закрывая в другой. То есть, привязки к времени суток здесь нет. Главное правило – торговый день не может длиться более 24 часов.
Что, если закрытие все-таки не произошло вовремя?
Разумеется, никто не отменял влияние «человеческого фактора». На практике нередко случается так, что кассир забывает своевременно закрыть смену. Это нарушение, но избежать ответственности можно.
Если ККТ работает более 24 часов, это расценивается как дисциплинарное нарушение. ОФД автоматически передает информацию об этом нарушении в Налоговую службу.
Если смена окончена, кассир теоретически может продолжить печатать чеки (также есть ККТ, которые блокируют возможность выбивать чеки). Но, дело в том, что на них не проставляются фискальные реквизиты, а сведения о продажах не передаются в ФНС. Вместе с этим, повышается риск возникновения программных ошибок в работе ККТ.
Само по себе несвоевременное закрытие не является серьезным нарушением. Другое дело, если кассир продолжает выбивать чеки. Узнав об этом, ФНС обязательно примет меры. Предусмотрены такие штрафы:
- для индивидуальных предпринимателей – от 1 500 до 3 000 рублей;
- для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.
Если продаж после просрочки не было, есть вероятность, что наказание будет заменен на предупреждение. Также есть шанс избежать штрафных санкций или снизить штраф, если организация сама сообщит в ФНС, что смена была закрыта не вовремя. Смягчающими обстоятельствами считаются аргументы, которые исключают злоумышленный характер действий. Например, аварийное отключение света или чрезвычайная ситуация на торговой площадке. Хорошо, если эти аргументы можно подтвердить документально.
Как Налоговая может узнать о том, что смена не закрыта вовремя?
Как мы уже упоминали, владелец кассы передает данные не напрямую в ФНС, а к ОФД. ФНС получает уже структурированную информацию и обрабатывает ее автоматически. И даже если сразу же сведения о несвоевременном закрытии смены не будут рассмотрены, штрафа избежать не удастся, поскольку срок давности дел о нарушении кассовой дисциплины составляет 1 год с того момента, когда это нарушение было допущено. Поэтому не стоит тянуть, а лучше сразу обратиться в Налоговую. Так шанс на благоприятный исход будет гораздо выше.
Чтобы избежать разбирательств с Налоговой службой, можно настроить автоматическое закрытие кассовой смены. Данное решение реализуется при помощи программного обеспечения 1С.
«Флагман» – это аккредитованный центр, специализирующийся на техобслуживании кассовой техники и автоматизации торговых процессов. Через нашу компанию вы можете заказать любые услуги по автоматизации бизнеса в Ростове-на-Дону, а также приобрести торговое оборудование с установкой на объекте. Чтобы получить подробную информацию, свяжитесь с менеджером по телефону 8 (800) 301-13-39.
